(9) Cosas que puedes hacer para mejorar el SEGUIMIENTO Y CONTROL de tu proyecto

Noveno artículo de la colección. Para ponerte en contexto y facilitar la lectura, visita el post inicial de introducción:

“100 Cosas que puedes hacer para mejorar la gestión de tus proyectos”.

1. Monitoriza y controla el trabajo del proyecto

CONTROLA COMO VA EL PROYECTO

Haz un seguimiento y revisión periódicos del avance del proyecto.
Compara el desempeño real del proyecto con respecto al plan.
Evalúa la necesidad de una acción preventiva o correctiva y recomienda aquellas que se creas pertinentes.
Verifica el estado de los riesgos del proyecto.
Monitorea como se ejecutan los cambios aprobados.

INFORMES DE ESTADO

Genera Informes de estado, medida de avance y pronósticos, así como de las medidas para abordar los problemas de desempeño.
Utiliza el Análisis del Valor Ganado, de variación, tendencias y pronósticos.
Informa a los interesados.

2. Controla los Cambios del proyecto

CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

Revisar las solicitudes de cambios a entregables, documentos y plan.
Gestiona la aprobación de los cambios. (recuerda… El Director de Proyecto no aprueba cambios).
Comunica las decisiones

OBTEN LAS SOLICITUDES DE CAMBIO APROBADAS

Registra las solicitudes de cambio para su evaluación.
Analiza que impacto tendrá sobre los distintos aspectos del proyecto, costo, cronograma, etc.
Somete cada solicitud de cambio a una autorización formal. Es posible que alguna de ellas se rechace.

IMPLANTA HERRAMIENTAS DE CONTROL DE CAMBIOS

Sistema de Gestión de la Configuración. (Para las especificaciones de entregables, procesos, etc.)
Sistema de Gestión de cambios. (Para identificar, aprobar o rechazar los cambios a documentos, entregables líneas base del proyecto).

3. Controla los Costos y el Cronograma

COSTOS

Lleva un control de los costos reales hasta la fecha.
A los costos reales tienes que darle trazabilidad con la cantidad de trabajo real que se ha realizado. Esto es clave, con los costos por si solos no puedes saber si vas bien o no.
Controla que los gastos no excedan los fondos autorizados en cada periodo (por componente de la EDT y para todo el proyecto).
Evita cambios no aprobados.
Informa a los interesados sobre los cambios aprobados.

CRONOGRAMA

Monitoriza el estado actual del proyecto en cuanto al cronograma.
Si hay cambios, utiliza el Control Integrado de Cambios.
Utiliza el método de la ruta crítica para evaluar riesgos en caminos casi críticos que pudieran aparecer.

4. Evalúa e informa sobre la salud del proyecto: Análisis del Valor Ganado

UTILIZA EL MÉTODO DEL VALOR GANADO COMO HERRAMIENTA CLAVE

¿Cuánto vale realmente lo que tengo hecho y cuanto me ha costado obtenerlo?
En el tiempo actual, ¿he hecho todo el trabajo planeado, menos o mas?

PUEDES ANALIZAR Y UTILIZAR TODOS ESTOS ASPECTOS:

Valor Planificado (PV): Presupuesto.
Valor Ganado (EV): Cantidad de trabajo realizado en € (de cada paquete y de todo el proyecto).
Costo Real (AC): Costo incurrido para realizar el trabajo realizado.
Análisis de variación (del Cronograma y del Costo)
Índice de desempeño del Cronograma, y del Costo.
Análisis de Tendencias.
Pronósticos: Estimación a la Conclusión (EAC), en base a distintos escenarios o antecedentes.
Análisis de reserva, analiza las reservas previstas y su utilización actual y futura.

5. Valida el Alcance del Proyecto

FORMALIZA LA ACEPTACIÓN DE LOS ENTREGABLES QUE SE HAYAN COMPLETADO

Te tocar revisar los entregables con el cliente o el patrocinador, para asegurar que se han completado adecuadamente.
Recuerda que en un proceso anterior de Control de Calidad habrás verificado los entregables (que incluye las posibles correcciones y el cumplimiento de requisitos calidad)

Con esto obtendrás:

Los Entregables aceptados.
Información desempeño del trabajo.
Posibles solicitudes de cambio.

6. Controla el Alcance del Proyecto

MONITOREA EL ESTADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO Y DEL PRODUCTO
GESTIONA LOS CAMBIOS A LA LÍNEA BASE DEL ALCANCE.

Asegura que todos los cambios solicitados y Acciones Correctivas y Preventivas recomendadas se procesen a través del Control Integrado de Cambios.
Gestionar los cambios reales cuando suceden.

EVITA CAMBIOS EN EL ALCANCE SIN NINGÚN CONTROL

Evita la “corrupción del alcance”: cuando se amplia el alcance del producto o proyecto sin ningún control, y por tanto no se reajusta el tiempo, costo y recursos.

7. Controla la Calidad

RECOPILA DATOS DE LA CALIDAD

Utiliza listas de chequeo, hojas de verificación o PPI´s.
También te será útil realizar encuestas o cuestionarios.

ANALIZA LOS DATOS Y PREPARA INFORMES SENCILLOS

Compara resultados las métricas de calidad con los resultados reales.
Analiza el origen de los problemas (Causa-Raíz).
Presenta resultados: Utiliza Diagramas y otras herramientas.

VERIFICA LOS ENTREGABLES

Haz INSPECCIÓN de los entregables. Examina el producto/servicio para ver si cumple los estándares.
En algún caso necesitarás realizar PRUEBAS O EVALUACIONES.

MEJORA LAS COSAS

Evalúa el desempeño y si se cumplen los estándares, requisitos, regulaciones y especificaciones.
Emite las solicitudes de cambios que sean necesarias.

8. Controla las Adquisiciones

CONTROLA LOS CONTRATOS

Gestiona y monitorea la ejecución de los contratos.
Trata los cambios y correcciones adecuadamente.
Vigila que el desempeño del vendedor y la organización satisface los requisitos del proyecto y los acuerdos.

LIQUIDA LOS TRABAJOS

Recopilar datos y registros para cerrar los pagos de facturas, según las condiciones de los contratos.
Asegúrate que los pagos autorizados se corresponden con el nivel de trabajo realizado.
Si hay conflictos o reclamaciones: Negocia.

CIERRA LAS ADQUISICIONES

El proveedor debe notificar formalmente que se ha completado el contrato.
Previamente el equipo de dirección debería haber aprobado todos los entregables.

9. Monitorea las Comunicaciones

COMPRUEBA QUE SE SATISFAGAN LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN DEL PROYECTO Y DE LOS INTERESADOS.

Analiza los datos y determina si el impacto de la comunicación ha repercutido adecuadamente en tu objetivo, con los Interesados.
Si no es así, replanifica las comunicaciones.

10. Monitorea los Riesgos

HAZ UN SEGUIMIENTO DE LOS RIESGOS IDENTIFICADOS AL INICIO.

Asegúrate que se están implementando los planes de respuesta .
Incorpora esta rutina en las revisiones (reuniones) periódicas de tu proyecto.

11. Monitorea la participación de los Interesados

OBTÉN DATOS DEL ESTADO DE INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS Y COMPÁRALO CON EL DESEADO.
ADAPTA LAS ESTRATEGIAS PARA INVOLUCRARLOS, SI NO ESTÁN ALINEADOS.

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