La Gestión de la Configuración es clave en la Gestión de Proyectos. Si hablásemos de la concepción, diseño y construcción de una Planta Termosolar, este aspecto se tendría en cuenta dentro del área de conocimiento de Integración del Proyecto, y en la del Alcance.
Sin embargo en esta ocasión quería hablar de la Gestión de la Configuración en la fase de operación y explotación, donde es igualmente de importancia, si se quiere mantener la validez de los requisitos y sacar el máximo beneficio a los activos y disminuir los riesgos.
¿Gestionar la Configuración en una Planta Termosolar?
Una Planta Termosolar es un ejemplo de un proceso industrial complejo, el cual una vez finalizado el proyecto de diseño y construcción, se entrega con una determinada configuración al titular, para su explotación.
Después de los primeros años de acomodo en la explotación, la planta con total seguridad habrá sufrido multitud de cambios, debido a necesidades de mejora en la operación, en los procesos y en los sistemas.
Si estos cambios no se identifican, gestionan y documentan adecuadamente, pueden producirse desajustes entre la configuración inicial y la actual o futura, que pueden llevar a problemas de diferentes índoles.
Algunas de estas situaciones de cambio en la configuración del proceso, traen consigo la afectación de requisitos reglamentarios que en muchos de los casos supone una gestión externa con organismos, administración, etc. y que sin un protocolo adecuado, pueden aparecer carencias o incumplimientos documentales, legales, etc.
A todo ello se une que si no existe una adecuada comunicación de los cambios y de la gestión realizada entre las partes interesadas, aparecerán conflictos, riesgos y situaciones no deseables.
¿Qué es la Gestión de la Configuración?
Se entiende por Configuración, las características físicas y funcionales de un producto, tal y como se definen en sus documentos técnicos, y conseguidas (incorporadas) en el producto.
La Gestión de la Configuración es el proceso que utiliza herramientas y técnicas con el objeto de:
- Identificar y documentar la configuración
- Controlar la configuración
- Establecer procedimientos para implementar cambios
- Registrar y dar seguimiento del estado de la configuración
En la fase de operaciónde una Planta Termosolar, además de las características físicas y funcionales, se puede extender el alcance de esta gestión a los siguientes aspectos:
- Proceso, instalaciones, equipos, etc.
- Procedimientos y protocolos de explotación de dichos equipos e instalaciones.
- Procedimientos y protocolos de explotación de la planta, en relación a la configuración actual.
- Protocolos de actuación en base a los requisitos contractuales y legales.
- Etc.
Si gestionamos adecuadamente la Configuración podremos conseguir los siguientes resultados:
- Disponer de información precisa sobre los elementos de configuración y su documentación.
- Controlar la configuración y disponer de procedimientos para implementar cambios.
- Facilitar el cumplimiento de las obligaciones legales.
- Disminuir riesgos después de cambios.
Un sistema para gestionar la Configuración
Para gestionar la Configuración de la planta, tenemos la opción de diseñar un procedimiento propio, o bien aplicar algún estándar reconocido, adaptándolo a nuestras necesidades particulares.
En este sentido, se podría utilizar como referencia la norma UNE EN ISO 10007:2018 “Sistemas de gestión de la calidad. Directrices para la gestión de la configuración” que proporciona la orientación sobre el uso de la gestión de la configuración dentro de una organización y que puede ser utilizada y adaptada a distintos procesos y sectores.
Con este modelo, el sistema debería estar organizado en cuatro bloques principales:
Aunque un primer proceso de Planificación de la Gestión de la Configuración es clave para estos procesos de gestión, el cual mediante un Plan de Gestión de la Configuración deberá establecer unos primeros criterios de gestión, políticas, estrategias y protocolos de la compañía. También las responsabilidades y funciones, los documentos, formatos y registros a generar. Un aspecto importante a incluir será la definición del Comité de Control de Cambios y los criterios para aprobar y rechazar cambios.
En los apartados siguientes vamos a analizar cada uno de los bloques del sistema indicado anteriormente y las claves para su desarrollo e implementación en la planta.
1. Identificación de la Configuración
Proceso
Identificación de la configuración
Objetivo
Identificar y documentar las características físicas y funcionales de los productos y de los elementos que los componen.
Contenido
- Estructura jerarquizada del producto (árbol de configuración).
- Identificar y documentar los requisitos físicos y funcionales de cada elemento de configuración.
- Establecer líneas de referencia y su documentación.
Para llevar a cabo este proceso tenemos que desarrollar los siguientes aspectos:
Aspecto
Características / definición
Estructura del producto
Descomposición del producto final en su jerarquía de módulos, conjuntos, subconjuntos, componentes, etc.
Proporciona una clasificación jerárquica de los elementos que forman un producto, así como sus características.
Elemento de configuración
Entidad (producto) dentro de una configuración que satisface una función o propósito de uso final.
Líneas base o líneas de referencia
Es una configuración de un producto totalmente establecida en un punto específico del tiempo.
Sirven para comparar la evolución del desarrollo del producto a lo largo de las fases de vida del mismo.
Las líneas base o de referencia se establecen mediante la definición y el registro de la documentación asociada y aprobada para cada elemento de configuración y deben estar bajo el proceso de control de cambios.
Se contemplan dos líneas base o de referencia:
- Línea base de requisitos.
Todo lo que se sabe acerca de cómo tiene que ser el producto, y que capacidades deberá tener antes de que empiece su desarrollo.
- Línea base de Producción.
Estructura del producto. Cuando éste está desarrollado y se pasa a la fase de producción.
Línea base + Cambios = Configuración actual
De esta forma, en un punto temporal podemos entender la configuración actual como la suma de la línea base más los cambios aprobados:
2. Gestión de los Cambios
Proceso
Control de Cambios
Objetivo
Procesos y etapas de aprobación requeridas para cambiar atributos del elemento de configuración y la documentación asociada (línea base).
Contenido
- Cómo se solicitan los cambios.
- Cómo se clasifican los cambios.
- Cómo se analizan y evalúan los cambios.
- Cómo se calculan los costes e impactos de un cambio.
- Cómo se revisan los cambios solicitados.
- Cómo se implantan los cambios.
El proceso de gestión de cambios contempla los siguientes elementos:
2.1. Activación del proceso de Cambio
Se debe definir cuales son aquellos cambios con los que se puede activar el proceso, como son:
- Corregir un error en un plano o en cualquier otro documento.
- Corregir un problema de uso, fiabilidad o seguridad en el producto.
- Reparar un error o defecto en el producto.
- Mejorar el rendimiento y/o la funcionalidad del producto.
- Mejorar la productividad del proceso.
- Reducir los costes.
- Responder de un modo más eficiente a los requerimientos.
- Incorporar nuevos requerimientos o necesidades.
- Mejorar la instalación, el servicio o el mantenimiento del producto.
2.2. Clasificación de los Cambios
Dentro de los dos tipos de cambios posible, deberemos detallar sus características:
Cambios Mayores o de Clase 1
Afectan al ajuste, forma o función, en relación con las especificaciones aprobadas, compatibilidad, fiabilidad, seguridad, conexión, etc. Tienen un impacto significativo y requieren revisión, coordinación y aprobación de todas las funciones implicadas.
Cambios Menores o de Clase 2
Son los que no se consideran cambios mayores. Por lo general se dan para corregir documentación.
2.3. Los procesos de la gestión de Cambios
Una vez activado el proceso general de Cambio, se han de completar dos subprocesos, detallando los criterios necesarios para que los interesados tengan información suficiente para llevarlos a cabo:
La secuencia genérica de estos procesos es la indicada en el siguiente gráfico (Isdefe):
2.4. Comité de Control de Cambios
La existencia de la figura del Comité de Control de Cambios (CCC) es vital, ya que debe ser el responsable de procesar y autorizar las solicitudes de cambio que afectan a elementos bajo la línea base.
El objetivo principal del CCC es evitar cambios innecesarios y autorizar aquellos que sean necesarios, por lo que se ha de establecer los mecanismos y criterios para aprobar y rechazar los cambios propuestos.
3. Control del estado de la Configuración
Proceso
Control (justificación) del estado de la configuración
Objetivo
Controlar y monitorizar el contenido de la configuración del producto, el estado y los cambios realizados, y disponer de trazabilidad hasta un punto de la línea base anterior.
Contenido
Conjunto de registros e informes relacionados con el estado de la configuración:
- Estado de la estructura del producto.
- Estado de los elementos de configuración que componen la estructura del producto.
- Historial de los procesos aplicados a cada elemento de configuración.
- Estado de la documentación.
- Cambios solicitados y cambios aprobados.
- Estado de implementación de cada cambio aprobado.
4. Auditoría de la Configuración
Proceso
Auditoría
Objetivo
Verificar que el producto es conforme con sus requisitos y su configuración.
Contenido
- Cómo se verifican los elementos de configuración conforme a los requerimientos.
- Cómo se verifican los elementos de configuración conforme a la información sobre configuración del producto.
- Los criterios de alcance de auditoria, las periodicidades, etc.
Se contemplan dos tipos de auditoría:
Auditoría de la Configuración Funcional.
Para verificar que un elemento de configuración ha logrado las características funcionales y de rendimiento especificadas en los documentos de Configuración.
Auditoría de la Configuración Física.
Para verificar que un elemento de configuración ha alcanzado las características físicas especificadas de acuerdo con los documentos de configuración.
Puede requerirse una auditoría de configuración antes de la formalización. aceptación de un elemento de configuración. No se pretende reemplazar con la auditoría otras formas de verificación, revisión, prueba o inspección, pero se verán afectados por los resultados de esta.
Para finalizar
Si conseguimos trabajar en la gestión de los procesos expuestos anteriormente, podremos mejorar distintos aspectos clave en la gestión de la planta, disminuir riesgos y asegurar la trazabilidad cuando se produzcan ciertas situaciones.
De esta forma habremos documentado las características físicas y funcionales de los productos, sistemas, procesos y elementos que componen la planta.
Estaremos en disposición de identificar, gestionar y documentar dichos cambios adecuadamente, evitando desajustes entre la configuración inicial y la actual o futura, que pueden llevar a problemas de diferentes índoles.
Y tendremos una herramienta clave para evitar cambios innecesarios y autorizar y controlar aquellos que sean necesarios.
Por último, mencionar que si bien he utilizado el ejemplo de una Planta Termosolar para hablar de la Gestión de la Configuración, todo ello es también es aplicable a cualquier planta industrial de proceso complejo.
Espero que haya sido de tu interés.
Para cualquier comentario no dudes en formularlos directamente en el apartado correspondiente, o poneros en contacto conmigo.
Gracias por la atención ¡¡¡
Referencias
- Norma UNE EN ISO 10007:2018.
- ISDEFE. El ciclo de vida del proceso de gestión de la configuración. Luis Montero.
- Gestión de Configuración durante el ciclo de vida de un sistema. Dirección General de Armamento y Material. Ministerio de Defensa. 2012.
- Ingeniería para la Defensa. Jornada Gestión de la Configuración. 2015.
- Gestión de la Configuración (CM) y Product Lifecycle Management (PLM). Gerardo Díaz.
ISO 10007 – Guidelines for Configuration Management. SUPSI. Alessandro Colasurdo.