Project Management. Conceptos (II)

Hola¡¡

Como continuación del primer artículo Project Management. Conceptos (I) de la serie “Introducción a la Dirección de Proyectos”, en este segundo trataremos los conceptos relacionados con:

  1. Culturas y Estilos de la Organización
  2. Interesados, Gobierno del Proyecto y Equipo del Proyecto

1. La Cultura y Estilo de la Organización como factor ambiental de la empresa

La cultura, estilo y estructura de una organización, al igual que su nivel de madurez de la dirección de proyectos, influyen en la forma en que se llevan a cabo sus proyectos.

Las experiencias comunes de los miembros de la organización son las que conforman la cultura de la misma, que suelen ser únicas y propias.

El Director de Proyecto debe comprender los diferentes estilos y culturas de la organización que pueden influir en el proyecto:

  • – Visión, misión, valores, creencias y expectativas compartidas
  • – Normas, políticas, métodos y procedimientos
  • – Sistemas de motivación e incentivos
  • – Tolerancia al riesgo
  • – Percepción del liderazgo, jerarquía y relaciones de autoridad
  • – Código de conducta, ética laboral y horario de trabajo
  • – Entornos operativos

Las Comunicaciones en la Organización

El éxito en la dirección de proyectos de una organización depende en gran medida de un estilo de comunicación efectivo dentro de la organización.

Es por ello que las capacidades de comunicación dentro de la organización tienen gran influencia en la forma en que se llevan a cabo los proyectos.

Diferentes Estructuras de la Organización

La estructura de la organización es un factor ambiental de la empresa que puede afectar a la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos.

Las distintas estructuras pueden ser:

  • – Organización Funcional clásica (con sede),
  • – Organización Orientada a Proyectos “Sin Sede”
  • – Organización Matricial Dos jefes
  • – Organización Matricial Débil
  • – Organización Matricial Equilibrada o balanceada
  • – Organización Matricial Fuerte

Dependiendo del tipo de organización, ésta tendrá mayor o menor influencia en los proyectos. Igualmente cada una de ellas presentará ventajas y desventajas en relación a su gobernanza.

Las características de cada tipo de organización pueden verse en detalle en el archivo adjunto:

tipos-organizacion

Los Activos de los Procesos de la Organización

Los activos de los procesos de la organización son los planes, los procesos, las políticas, los procedimientos y las bases de conocimiento específicos de la organización.

Pueden agruparse en dos categorías:

  1. Procesos y procedimientos, y
  2. Base de conocimiento corporativa.

Las bases de conocimiento también pueden incluir lecciones aprendidas e información histórica, cronogramas completados, datos sobre riesgos y datos sobre el valor ganado.

Factores Ambientales de la Empresa

Los factores ambientales de la empresa hacen referencia a condiciones que no están bajo el control del equipo del proyecto y que influyen, restringen o dirigen el proyecto.

Entre otros, pueden ser:

  • – La cultura, estructura y gobierno de la organización;
  • – La distribución geográfica de instalaciones y recursos;
  • – Los estándares de la industria o gubernamentales;
  • – Las infraestructuras;
  • – Los recursos humanos (y factores relacionados)
  • – La gestión de personal y sus políticas;
  • – Los sistemas de autorización de trabajos de la compañía;
  • – Las condiciones del mercado;
  • – La tolerancia al riesgo por parte de los interesados;
  • – El clima político;
  • – Los canales de comunicación establecidos en la organización;
  • – Las bases de datos comerciales, costos y de sus riesgos;
  • – El sistema de información para la dirección de proyectos.

2. Interesados y Gobierno del Proyecto

Un interesado es un individuo, grupo u organización que puede afectar, verse afectado, o percibirse a sí mismo como afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto.

El director del proyecto debe gestionar las influencias (y participación) de los distintos interesados con relación a los requisitos del proyecto para asegurar un resultado exitoso.

Interesados del Proyecto

Los interesados incluyen todos los miembros del equipo del proyecto así como todas las entidades interesadas, ya sea internas o externas a la organización.

Son factores críticos para el éxito del proyecto:

  • – la identificación de los interesados,
  • – la comprensión de su grado relativo de influencia en el proyecto y
  • – el equilibrio de sus demandas, necesidades y expectativas
  • – la gestión de la comunicación con ellos.

Gobernabilidad del Proyecto

La gobernabilidad del proyecto es una función de supervisión que está alineada con el modelo de gobierno de la organización y que abarca el ciclo de vida del proyecto.

El marco de gobernabilidad del proyecto proporciona al director y al equipo del proyecto la estructura, los procesos, los modelos de toma de decisiones y las herramientas para dirigir el proyecto, a la vez que apoya y controla el proyecto para lograr una entrega exitosa.

Equipo del Proyecto

El equipo del proyecto incluye al director del proyecto, al personal de dirección del proyecto y a otros miembros del equipo que desarrollan el trabajo, pero que no necesariamente participan en la dirección del proyecto.

Éxito del Proyecto

El éxito de un proyecto se mide en términos de completar el proyecto dentro de las restricciones de alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo, aprobadas por el director del proyecto y la dirección general.

El director del proyecto es responsable y rinde cuentas por el establecimiento de límites realistas y alcanzables para el proyecto y por la ejecución del proyecto dentro de las líneas base aprobadas

3. Conclusiones

En este artículo hemos tratado conceptos generales de la dirección de proyectos, al igual que en el primero de la serie.

Con el próximo artículo cerraré la serie “Introducción a la Dirección de Proyectos”:

  1. Project Management. Áreas de Gestión y Procesos

En él hablaré sobre aspectos más específicos, como son:

  • – Cuales son las tareas que se llevan a cabo en cada área de gestión de un proyecto.
  • – Como se desarrollan los procesos de gestión de un proyecto, desde el inicio hasta su cierre.

Podéis exponer dudas u observaciones en el apartado de comentarios, debajo de este artículo.

Gracias por vuestro tiempo.

Enlaces y referencias

http://www.ipma.world/

http://www.pmi.org/

http://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/pmbok

1 comentario en “Project Management. Conceptos (II)”

  1. Pingback: Comenzamos… ¿Te apuntas? – Raúl Rodríguez Chaparro

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