(7) Cosas que puedes hacer para mejorar la Ejecución de tu Proyecto

Deja un comentario / Project Management / Por Raúl Rodríguez

Séptimo artículo de la colección. Para ponerte en contexto y facilitar la lectura, visita el post inicial de introducción:

“100 Cosas que puedes hacer para mejorar la gestión de tus proyectos”.

1. Dirige y Gestiona el Trabajo del Proyecto

CENTRATE EN LOS ENTREGABLES

Ejecuta las actividades planificadas para completar los entregables.

GENERA DATOS DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO

Por ejemplo: trabajo completado, indicadores clave de desempeño (KPI), avance técnico, cronograma, hitos completados, estado de los entregables, cambios, nº de defectos, costos reales, duraciones reales, etc.
Luego podrás analizar estos datos en el proceso de control.

UTILIZA UN SISTEMA ADECUADO DE INFORMACIÓN DE LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Herramientas informáticas, de programación, de autorizaciones de trabajo, para gestionar la configuración. sistemas de recopilación y distribución de la información, repositorios corporativos, etc.

LLEVA UN REGISTRO DE INCIDENTES

Documenta los problemas, brechas y conflictos que ocurren durante el proyecto y que requieran alguna acción para que no impacten en el proyecto.
Realiza un seguimiento de los mismos.

IMPLEMENTA LOS CAMBIOS APROBADOS

Encárgate de implementar los cambios aprobados. Estos pueden consistir en Acciones correctivas, Acciones preventivas, Reparación de Defectos, incluso actualizaciones de los documentos del proyecto).

EMITE LAS SOLICITUDES DE CAMBIO QUE SEAN NECESARIAS

Si se necesita cambiar un documento, entregable o línea base será necesario emitir una solicitud de cambio.
Recuerda: El Director de Proyecto no aprueba los cambios, sino que los solicita, para que estos sean aprobados por un comité a tal efecto, normalmente liderado por el promotor.

2. Gestiona el Conocimiento del Proyecto

TEN EN CUENTA EL ENTORNO DE TU ORGANIZACIÓN

Recopila, analiza y aplica Políticas, procesos, procedimientos, normas, competencias del personal, requisitos de comunicación, procedimientos de intercambio de información.
Identifica los factores ambientales de la empresa.

UTILIZA EL CONOCIMIENTO EXISTENTE EN LA ORGANIZACIÓN PARA TU PROYECTO

No inventes la rueda.
Fomenta la creación de un conocimiento nuevo para alcanzar los objetivos del proyecto: Contribuye al aprendizaje de la organización.

GESTIONA LA INFORMACIÓN

Utiliza buenas herramientas de gestión de la información del proyecto.
Documenta las lecciones aprendidas e implementa acciones para mejorar el proceso.

3. Gestiona la Calidad: Audita el proceso

COMPRUEBA QUE SE ESTÁN CUMPLIENDO LOS ESTÁNDARES a fin de asegurar a los interesados que el producto final satisfará sus necesidades, expectativas y requisitos.

RECOPILA DATOS Y GENERA INFORMES DE CALIDAD para luego analizar y tomar decisiones. Utiliza las métricas de calidad definidas.

UTILIZA HERRAMIENTAS DE CALIDAD (diagramas de flujo, de causa efecto, histogramas, de dispersión, etc.)

AUDITA EL SISTEMA, para comprobar que todo funciona según lo establecido.

Si es necesario, propón cambios.

4. Haz que funcionen las Comunicaciones

PROCURA UN FLUJO DE INFORMACIÓN EFICAZ Y EFICIENTE ENTRE EL EQUIPO DE PROYECTO Y LOS INTERESADOS.

Establece y gestiona los canales de comunicación, método, tecnología y técnicas más adecuados.
Genera Informes del Proyecto y distribúyelos a los interesados.
Fomenta las reuniones y la participación que faciliten la información del proyecto y la comunicación.
Asegúrate regularmente que se están satisfaciendo las necesidades de comunicación del proyecto y los interesados.

EN TU SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL PROYECTO PUEDES INCLUIR:

Un sistema para gestionar la Configuración del proyecto, para Control de Cambios y para las Autorizaciones de Trabajo.
Herramientas para la Dirección de Proyecto, software colaborativo, reuniones virtuales, repositorios, etc.
Comunicaciones electrónicas, email, video-conferencias, etc.
Gestión de medios sociales. Webs, blogs, publicaciones, con los que interactuar con los interesados.

5. Implementa las respuestas a los Riesgos, cuando sucedan

IMPLEMENTA LOS PLANES ESTABLECIDOS PARA RESPONDER A LOS RIESGOS que suceden.

Implica a todo el equipo para vigilar y detectar situaciones que activen riesgos y comunicarlas.
Utiliza los planes de respuesta a riesgos que estableciste durante la planificación.
Actualiza tu registro de riesgo si se detectan nuevas amenazas, u oportunidades.

6. Realiza las Adquisiciones previstas

SELECCIONA LOS PROVEEDORES

Utiliza los documentos de adquisiciones definidos antes (licitaciones, enunciado del trabajo de adquisición, estimación de costos independientes, criterios de selección de proveedores) y como no, las Propuestas de los Proveedores.

ADJUDICA LOS CONTRATOS

Emite los acuerdos y contratos y cuida que en su contenido se definan todos los detalles y aspectos que garanticen una buena definición del trabajo y las condiciones.

7. Gestiona la participación de los Interesados

INVOLUCRA A LOS INTERESADOS para obtener, confirmar o mantener su compromiso con el éxitos del proyecto.

MANTÉN UNA COMUNICACIÓN PERMANENTE con los Interesados. Mantén reuniones periódicas.

GESTIONA SUS EXPECTATIVAS e inquietudes, negociando y comunicando.

ANTICIPA FUTUROS INCIDENTES que puedan plantear.

ACLARA Y RESUELVE LOS INCIDENTES que han sido identificados.

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Si quieres leer el resto de artículos de esta serie, puedes encontrarlos en el siguiente enlace:

“100 Cosas que puedes hacer para mejorar la gestión de tus proyectos”

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