(8) Cosas que puedes hacer para gestionar mejor el EQUIPO de Proyecto

Octavo artículo de la colección. Para ponerte en contexto y facilitar la lectura, visita el post inicial de introducción:

 “100 Cosas que puedes hacer para mejorar la gestión de tus proyectos”.

1. Define y planifica las necesidades de tu Equipo

  • HAZ UNA MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES (RAM)
  • Te servirá para identificar de forma muy sencilla quién es responsable de cada tarea.
  • Un organigrama de proyecto también te servirá como herramienta de gestión.
  • Si quieres afinar aún más, es muy útil una MATRIZ RACI para una asignación más clara de funciones y responsabilidades.
  • ESTIMA LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES
  • Haz un Plan de gestión del personal.
  • Recursos del equipo y tipo, cantidad de materiales y suministros.
  • Haz un CALENDARIO DE RECURSOS, que te servirá para saber donde y cuando debes disponer de ellos a lo largo del proyecto.
  • Para planificarlo mejor, crea una ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE RECURSOS.
  • ADQUIERE LOS RECURSOS NECESARIOS
  • A medida que el Proyecto avanza, ve asignando los Recursos físicos y el Equipo de Proyecto.
  • Para ello ten en cuenta el Calendario de Recursos que hiciste anteriormente.
  • A la hora de adquirir el Equipo, recuerda no caer en el «Efecto Halo» (pensar que alguien solo por ser muy bueno en una técnica, ya va a ser un buen gestor o responsable de un grupo).

2. Avanza con el Equipo de Proyecto

  • DESARROLLA EL EQUIPO
  • Mejora las competencias del equipo. Prepara un plan y llévalo a cabo.
  • Haz que interactúen entre ellos y crea ambiente de equipo.
  • Fomenta la comunicación permanente con el Equipo.
  • Utiliza herramientas IT adecuadas.
  • Establece un sistema de reconocimiento y recompensas, que sea real.
  • Evalúa el desempeño del equipo (habilidades y competencias, rotaciones, cohesión).
  • El desarrollo del equipo de proyecto pasa siempre por una serie de fases.
  • Debes entenderlas y saber en qué fase estás en cada momento, para aplicar mejor tus habilidades en cada momento:
  • DIRIGE EL EQUIPO DE PROYECTO
  • Haz un seguimiento del desempeño de los miembros del Equipo.
  • Recaba su opinión, resuelve problemas y cambios para optimizar el desempeño.
  • Gestiona los conflictos: te hará falta utilizar tus habilidades interpersonales.
  • Lidera, toma decisiones.
  • Motiva, recuerda las distintas teorías motivacionales (ej. Maslow).
  • CONTROLA LOS RECURSOS DEL PROYECTO
  • Haz que los recursos estén disponibles en el momento y lugar adecuado, según el plan.
  • Monitorea la utilización y consumo de recursos real sobre el planificado.
  • Para ello, vuelve a revisar tu Calendario de Recursos.

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Si quieres leer el resto de artículos de esta serie, puedes encontrarlos en el siguiente enlace:

“100 Cosas que puedes hacer para mejorar la gestión de tus proyectos”

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