(7) Cosas que puedes hacer para mejorar la Ejecución de tu Proyecto

Séptimo artículo de la colección. Para ponerte en contexto y facilitar la lectura, visita el post inicial de introducción:

 “100 Cosas que puedes hacer para mejorar la gestión de tus proyectos”.

1. Dirige y Gestiona el Trabajo del Proyecto

  • CENTRATE EN LOS ENTREGABLES
  • Ejecuta las actividades planificadas para completar los entregables.
  • GENERA DATOS DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO
  • Por ejemplo: trabajo completado, indicadores clave de desempeño (KPI), avance técnico, cronograma, hitos completados, estado de los entregables, cambios, nº de defectos, costos reales, duraciones reales, etc.
  • Luego podrás analizar estos datos en el proceso de control.
  • UTILIZA UN SISTEMA ADECUADO DE INFORMACIÓN DE LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
  • Herramientas informáticas, de programación, de autorizaciones de trabajo, para gestionar la configuración. sistemas de recopilación y distribución de la información, repositorios corporativos, etc.
  • LLEVA UN REGISTRO DE INCIDENTES
  • Documenta los problemas, brechas y conflictos que ocurren durante el proyecto y que requieran alguna acción para que no impacten en el proyecto.
  • Realiza un seguimiento de los mismos.
  • IMPLEMENTA LOS CAMBIOS APROBADOS
  • Encárgate de implementar los cambios aprobados. Estos pueden consistir en Acciones correctivas, Acciones preventivas, Reparación de Defectos, incluso actualizaciones de los documentos del proyecto).
  • EMITE LAS SOLICITUDES DE CAMBIO QUE SEAN NECESARIAS
  • Si se necesita cambiar un documento, entregable o línea base será necesario emitir una solicitud de cambio.
  • Recuerda: El Director de Proyecto no aprueba los cambios, sino que los solicita, para que estos sean aprobados por un comité a tal efecto, normalmente liderado por el promotor.

2. Gestiona el Conocimiento del Proyecto

  • TEN EN CUENTA EL ENTORNO DE TU ORGANIZACIÓN
  • Recopila, analiza y aplica Políticas, procesos, procedimientos, normas, competencias del personal, requisitos de comunicación, procedimientos de intercambio de información.
  • Identifica los factores ambientales de la empresa.
  • UTILIZA EL CONOCIMIENTO EXISTENTE EN LA ORGANIZACIÓN PARA TU PROYECTO
  • No inventes la rueda.
  • Fomenta la creación de un conocimiento nuevo para alcanzar los objetivos del proyecto: Contribuye al aprendizaje de la organización.
  • GESTIONA LA INFORMACIÓN
  • Utiliza buenas herramientas de gestión de la información del proyecto.
  • Documenta las lecciones aprendidas e implementa acciones para mejorar el proceso.

3. Gestiona la Calidad: Audita el proceso

  • COMPRUEBA QUE SE ESTÁN CUMPLIENDO LOS ESTÁNDARES a fin de asegurar a los interesados que el producto final satisfará sus necesidades, expectativas y requisitos.
  • RECOPILA DATOS Y GENERA INFORMES DE CALIDAD para luego analizar y tomar decisiones. Utiliza las métricas de calidad definidas.
  • UTILIZA HERRAMIENTAS DE CALIDAD (diagramas de flujo, de causa efecto, histogramas, de dispersión, etc.)
  • AUDITA EL SISTEMA, para comprobar que todo funciona según lo establecido.
  • Si es necesario, propón cambios.
audit

4. Haz que funcionen las Comunicaciones

  • PROCURA UN FLUJO DE INFORMACIÓN EFICAZ Y EFICIENTE ENTRE EL EQUIPO DE PROYECTO Y LOS INTERESADOS.
  • Establece y gestiona los canales de comunicación, método, tecnología y técnicas más adecuados.
  • Genera Informes del Proyecto y distribúyelos a los interesados.
  • Fomenta las reuniones y la participación que faciliten la información del proyecto y la comunicación.
  • Asegúrate regularmente que se están satisfaciendo las necesidades de comunicación del proyecto y los interesados.
  • EN TU SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL PROYECTO PUEDES INCLUIR:
  • Un sistema para gestionar la Configuración del proyecto, para Control de Cambios y para las Autorizaciones de Trabajo.
  • Herramientas para la Dirección de Proyecto, software colaborativo, reuniones virtuales, repositorios, etc.
  • Comunicaciones electrónicas, email, video-conferencias, etc.
  • Gestión de medios sociales. Webs, blogs, publicaciones, con los que interactuar con los interesados.

5. Implementa las respuestas a los Riesgos, cuando sucedan

  • IMPLEMENTA LOS PLANES ESTABLECIDOS PARA RESPONDER A LOS RIESGOS que suceden.
  • Implica a todo el equipo para vigilar y detectar situaciones que activen riesgos y comunicarlas.
  • Utiliza los planes de respuesta a riesgos que estableciste durante la planificación.
  • Actualiza tu registro de riesgo si se detectan nuevas amenazas, u oportunidades.
riesgos

6. Realiza las Adquisiciones previstas

  • SELECCIONA LOS PROVEEDORES
  • Utiliza los documentos de adquisiciones definidos antes (licitaciones, enunciado del trabajo de adquisición, estimación de costos independientes, criterios de selección de proveedores) y como no, las Propuestas de los Proveedores.
  • ADJUDICA LOS CONTRATOS
  • Emite los acuerdos y contratos y cuida que en su contenido se definan todos los detalles y aspectos que garanticen una buena definición del trabajo y las condiciones.

7. Gestiona la participación de los Interesados

  • INVOLUCRA A LOS INTERESADOS para obtener, confirmar o mantener su compromiso con el éxitos del proyecto.
  • MANTÉN UNA COMUNICACIÓN PERMANENTE con los Interesados. Mantén reuniones periódicas.
  • GESTIONA SUS EXPECTATIVAS e inquietudes, negociando y comunicando.
  • ANTICIPA FUTUROS INCIDENTES que puedan plantear.
  • ACLARA Y RESUELVE LOS INCIDENTES que han sido identificados.
skh

Sigue leyendo

Si quieres leer el resto de artículos de esta serie, puedes encontrarlos en el siguiente enlace:

“100 Cosas que puedes hacer para mejorar la gestión de tus proyectos”

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Ir arriba