Los Procesos y las Áreas de Gestión de la Dirección de Proyectos

Hola¡

En este último artículo de la serie “Introducción a la Dirección de Proyectos”, quiero tratar dos temas clave:

Cómo se desarrolla la Dirección de Proyectos, y
Cuales son los aspectos y actividades que se gestionan en un proyecto.

 

 

Cómo se desarrolla la Dirección de Proyectos: Los Procesos

 

Como ya vimos, la dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas, a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo, lo cual requiere una gestión eficaz de los procesos de dirección de proyectos.
Estos procesos se agrupan y desarrollan dentro de cinco categorías conocidas como Grupos de Procesos:

 

procesos

1. Grupo de procesos de INICIO.

Son aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o nueva fase de un proyecto existente, al obtener la autorización para su inicio.

2. Grupo de procesos de PLANIFICACION.

Los procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos propuestos del proyecto.

3. Grupo de procesos de EJECUCION.

Son los procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de satisfacer las especificaciones del mismo.

4. Grupo de procesos de MONITORIZACION Y CONTROL.

Aquellos procesos requeridos para rastrear, revisar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.

5. Grupo de procesos de CIERRE.

Los procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los Grupos de Procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

 

Cada uno de estos grupos de procesos a su vez se desglosan en total de 47 procesos de la dirección de proyectos que, de forma organizada, suponen un compendio de actividades, complementarias entre ellas, que guían y estandarizan la gestión de los proyectos.

 

 

Siguiendo con los procesos… ¿que es ITTO?

 

Un proceso es un conjunto de acciones y actividades, relacionadas entre sí, que se realizan para crear un producto, resultado o servicio predefinido.

Todo proceso, para dicho fin, requiere de varios componentes:

 

Entradas. Que serán los insumos necesarios para transformar en resultados.
Herramientas y técnicas. Necesarias para transformar las entradas en resultados, las cuales han de ser empleadas por el director de proyecto de forma ordenada y con sentido.
Salidas. Los resultados del proceso, bien como hacia el cliente o hacia otros procesos.

Es lo que en inglés se conoce como:

 

ITTO (Inputs – Tools & Techniques – Outputs).

Cada proceso de la dirección de proyectos tiene asociadas una serie de entradas, herramientas y técnicas y salidas.

 

Para mayor claridad, podéis ver en el siguiente documento que he preparado los ITTO de cada proceso de la dirección de proyecto.

DESCARGAR: ITTO Procesos y Areas Conocimiento

 

 

Qué aspectos se gestionan en un proyecto: El rol de las Áreas de Conocimiento

 

Los procesos de la dirección de proyectos, se agrupan a su vez en diez Áreas de Conocimiento.
Cada una de ellas representa un conjunto completo de conceptos, términos y actividades que conforman un ámbito profesional, un ámbito de la dirección de proyectos o un área de especialización.

 

areas-del-conocimiento.es

 

El “qué” se gestiona en cada área de conocimiento a lo largo del avance del proyecto, es la base de la Dirección de Proyectos a través de los grupos de procesos. Su contenido y objeto es el siguiente:

 

1. Integración
Identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los procesos y actividades del proyecto.

2. Alcance
Garantizar que el proyecto incluye todo y únicamente el trabajo requerido.

3. Tiempo
Gestionar que los entregables y el proyecto cumplan los plazos previstos.

4. Costos
Planificar, presupuestar, obtener financiación, gestionar y controlar los costes, dentro del presupuesto aprobado.

5. Calidad
Asignar responsabilidades, objetivos y políticas de calidad para que el proyecto satisfaga las necesidades requeridas.

6. RRHH
Organizar, gestionar y liderar el equipo de proyecto

7. Comunicaciones
Garantizar la adecuada recopilación, creación, distribución, archivo, recuperación, control y entrega de la información del proyecto.

8. Riesgos
Identificar, analizar, planificar las respuestas y controlar las incertidumbres del proyecto.

9. Adquisiciones
Comprar o adquirir los productos, servicios o resultados requeridos a terceros ajenos a la organización.

10. Interesados
Identificar las personas y organizaciones impactadas por el proyecto. Analizar sus expectativas y su impacto en el proyecto. Desarrollar estrategias para lograr su participación favorable.

 

 

Interacción entre Procesos de la Dirección de Proyectos y las Áreas de Conocimiento

 

La siguiente tabla refleja la correspondencia entre los 47 procesos de la dirección de proyectos dentro de los 5 Grupos de Procesos y las 10 Áreas de Conocimiento.
Es de vital importancia su entendimiento para disponer de una visión global de la disciplina de dirección de proyectos y así poder aplicarla con eficacia.

Sin título

 

 

Infografía: Mapa de procesos

 

Existe en internet multitud de material desarrollado por expertos y divulgadores, para mayor comprensión de la disciplina de dirección de proyectos.
Quiero mostrar en este último apartado, una infografía que me gusta particularmente por su claridad y capacidad de recopilar gran parte de los conceptos expuestos anteriormente.

Se trata del Mapa de procesos de la guía del PMBOK 5, desarrollado por NETMIND. http://www.netmind.es/

 

DESCARGAR: Mapa procesos_PMBOK_Netmind

 

 

Enlaces y referencias

 

http://www.ipma.world/

http://www.pmi.org/

http://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/pmbok

http://www.netmind.es/

 

 

Conclusiones

 

En este artículo hemos podido repasar lo que entendemos por procesos de la dirección de proyectos y cómo se desarrolla una gestión de un proyecto a lo largo de ellos. Igualmente, el papel de las áreas de conocimiento como ámbitos de gestión a lo largo del avance del proyecto.

He intentado aportar material gráfico suficiente para clarificar los mapas de procesos y su relación con las áreas de gestión, o conocimiento.

Con esto cierro la primera serie de artículos “Introducción a la Dirección de Proyectos”, y planteo el inicio de una nueva serie de artículos de matiz más práctico o específico que espero os pueda interesar.

Os animo a que aportéis vuestros comentarios en la zona habilitada para ello, estaré encantado de comentar con vosotros.

Gracias por vuestro tiempo y espero veros en próximas entradas.

 

Un saludo.

 

2 comentarios en “Los Procesos y las Áreas de Gestión de la Dirección de Proyectos”

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