(4) Cosas que puedes hacer para mejorar el desarrollo del PRESUPUESTO de tu Proyecto

Cuarto artículo de la colección. Para ponerte en contexto y facilitar la lectura, visita el post inicial de introducción:

 “100 Cosas que puedes hacer para mejorar la gestión de tus proyectos”.

1. Estima los costos de las tareas, sobre la lista que hiciste antes

  • REALIZA UNA ESTIMACIÓN DEL COSTO DE CADA ACTIVIDAD
  • Hazlo de forma ascendente, primero actividades, suma y obtienes el costo de los paquetes de trabajo, suma y obtienes el costo de los entregables, y si sigues hacia arriba, el presupuesto del proyecto
  • ¿Recuerdas PERT, hace un par de capítulos? Utiliza tres valores:

cEsperado = (cOptimista. + 4cProbable+ cPesimista)  /  6

  • Puedes basarte en juicio de expertos, datos de proyectos anteriores, datos objetivos facilitados por terceros, etc.
  • ESTIMA RESERVAS DE COSTOS PARA CONTINGENCIA
  • Añade esas reservas a los costos y a su vez al presupuesto. En aquellas actividades o paquetes de trabajo que tengan algún riesgo posible.
  • Tienes diversas herramientas y técnicas para estimar costos y reservas, utilízalas. Un simple Excel en muchos casos es eficaz.

2. Desarrolla el Presupuesto

  • SUMA EN CASCADA HACIA ARRIBA SEGÚN LA EDT PARA OBTENER EL PRESUPUESTO.
  • A partir de los costos de las actividades, incluidas las reservas.
  • HAZ UNA “FOTO” DEL PRESUPUESTO APROBADO:
  • Será la LÍNEA BASE.
  • Te servirá de referencia para comparar con la evolución real, analizar la salud del proyecto y poder tomar decisiones.
  • Utiliza alguna herramienta disponible para facilitarte el trabajo. Un simple Excel es eficaz.

3. Atención al Presupuesto del Proyecto

  • TU PRESUPUESTO (LÍNEA BASE), incluye RESERVAS DE CONTINGENCIA, para riesgos identificados, que luego sucederán, o no…
  • Ese dinero está a tu disposición, lo puedes gestionar en función de que los riesgos sucedan o incluso reasignarlo a otros paquetes, siempre que estés en tu presupuesto y en línea con tu promotor.
  • Luego está el PRESUPUESTO DEL PROYECTO, que incluirá una RESERVA DE GESTIÓN para sucesos no identificados.
  • Esta reserva no está dentro de tu alcance, son del promotor y es el quién decide.

4. Analiza cómo y cuando el promotor ha de aportar el dinero durante el proyecto

  • GESTIONA LA CONCILIACIÓN DEL LÍMITE DE FINANCIAMIENTO.
  • Tendrás que cuadrar si los gastos mensuales en el presupuesto son coherentes con la financiación disponible a lo largo de los meses que dura el proyecto.

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Si quieres leer el resto de artículos de esta serie, puedes encontrarlos en el siguiente enlace:

“100 Cosas que puedes hacer para mejorar la gestión de tus proyectos”

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