(4) Cosas que puedes hacer para mejorar el desarrollo del PRESUPUESTO de tu Proyecto

Deja un comentario / Project Management / Por Raúl Rodríguez

Cuarto artículo de la colección. Para ponerte en contexto y facilitar la lectura, visita el post inicial de introducción:

“100 Cosas que puedes hacer para mejorar la gestión de tus proyectos”.

1. Estima los costos de las tareas, sobre la lista que hiciste antes

REALIZA UNA ESTIMACIÓN DEL COSTO DE CADA ACTIVIDAD

Hazlo de forma ascendente, primero actividades, suma y obtienes el costo de los paquetes de trabajo, suma y obtienes el costo de los entregables, y si sigues hacia arriba, el presupuesto del proyecto
¿Recuerdas PERT, hace un par de capítulos? Utiliza tres valores:

cEsperado = (cOptimista. + 4cProbable+ cPesimista) / 6

Puedes basarte en juicio de expertos, datos de proyectos anteriores, datos objetivos facilitados por terceros, etc.

ESTIMA RESERVAS DE COSTOS PARA CONTINGENCIA

Añade esas reservas a los costos y a su vez al presupuesto. En aquellas actividades o paquetes de trabajo que tengan algún riesgo posible.
Tienes diversas herramientas y técnicas para estimar costos y reservas, utilízalas. Un simple Excel en muchos casos es eficaz.

2. Desarrolla el Presupuesto

SUMA EN CASCADA HACIA ARRIBA SEGÚN LA EDT PARA OBTENER EL PRESUPUESTO.

A partir de los costos de las actividades, incluidas las reservas.

HAZ UNA “FOTO” DEL PRESUPUESTO APROBADO:

Será la LÍNEA BASE.
Te servirá de referencia para comparar con la evolución real, analizar la salud del proyecto y poder tomar decisiones.
Utiliza alguna herramienta disponible para facilitarte el trabajo. Un simple Excel es eficaz.

3. Atención al Presupuesto del Proyecto

TU PRESUPUESTO (LÍNEA BASE), incluye RESERVAS DE CONTINGENCIA, para riesgos identificados, que luego sucederán, o no…

Ese dinero está a tu disposición, lo puedes gestionar en función de que los riesgos sucedan o incluso reasignarlo a otros paquetes, siempre que estés en tu presupuesto y en línea con tu promotor.

Luego está el PRESUPUESTO DEL PROYECTO, que incluirá una RESERVA DE GESTIÓN para sucesos no identificados.

Esta reserva no está dentro de tu alcance, son del promotor y es el quién decide.

4. Analiza cómo y cuando el promotor ha de aportar el dinero durante el proyecto

GESTIONA LA CONCILIACIÓN DEL LÍMITE DE FINANCIAMIENTO.

Tendrás que cuadrar si los gastos mensuales en el presupuesto son coherentes con la financiación disponible a lo largo de los meses que dura el proyecto.

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Si quieres leer el resto de artículos de esta serie, puedes encontrarlos en el siguiente enlace:

“100 Cosas que puedes hacer para mejorar la gestión de tus proyectos”

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