(3) Cosas que puedes hacer para mejorar la Planificación del CRONOGRAMA de tu proyecto

Tercer artículo de la colección. Para ponerte en contexto y facilitar la lectura, visita el post inicial de introducción:

“100 Cosas que puedes hacer para mejorar la gestión de tus proyectos”.

1. Enumera en una lista, las tareas de cada paquete de trabajo

DESGLOSA CADA PAQUETE DE TRABAJO DE LA EDT EN ACTIVIDADES.

Actividades: son las ACCIONES concretas (trabajo) que se deben realizar para generar los entregables del proyecto.

CON ESTO TENDRÁS:

Lista de Actividades. Codifícalas con sub-códigos a partir de los paquetes de trabajo que has indicado en la EDT.
Lista de Hitos.

Es la base para definir el Cronograma.
No puedes desarrollar un Cronograma solamente con los entregables o paquetes de trabajo.
Necesitas “tareas, actividades” para estimar su duración, costo, etc.

2. Secuencia las actividades entre ellas: haz un Diagrama de Red

DETERMINA LAS DEPENDENCIAS (RELACIONES) ENTRE LAS ACTIVIDADES.

Verás que algunas no pueden comenzar hasta que otras terminen. Otras que deben comenzar de forma simultanea. Incluso alguna que no puede finalizar hasta que otra no finalice…

EL RESULTADO SERÁ UN DIAGRAMA DE RED DE LAS ACTIVIDADES.

Es la clave para entender como funciona tu proyecto, como dependen las actividades entre ellas.
Si lo analizas podrás entender posibles caminos, problemas, decisiones a tomar…

3. Estima la duración de las Actividades

ESTIMA LA DURACIÓN DE CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES Y ANÓTALA EN TU LISTA.

Puedes utilizar una estimación por Tres Valores (pesimista, más probable y optimista).
Para “mezclar” los tres valores, te recomiendo utilizar estimación por PERT:

Duración esperada = Optimista + 4(Más Probable) + Pesimista / 6

Si profundizas un poco más (alguna simple herramienta probabilística), incluso PODRÁS CALCULAR EL NIVEL DE CONFIANZA EN LA ESTIMACIÓN DEL TIEMPO de tus actividades y de tu proyecto:

Podrías decirle a tu promotor: “Con el 95 % de probabilidad tu proyecto terminará entre 9 y 11 meses”

4. Vuelve al Diagrama de Red, y anota los tiempos de duración de las actividades

¿Cuantas rutas hay desde el inicio al fin?
Tu primera conclusión: la que sume más… ¡¡¡ esa es la RUTA CRÍTICA y será la DURACIÓN DEL PROYECTO ¡¡¡
Recuerda: Ninguna de las actividades de dicha ruta se puede retrasar: afectaría a la duración del proyecto: no tienen holgura.

5. Desarrolla el Cronograma: Diagrama de GANTT

Crea el DIAGRAMA DE GANTT: es hora de integrar: las actividades, secuencias, recursos y duraciones.
Ya puedes incluir FECHAS de inicio y fin y los HITOS.

Puedes utilizar una APP para crear y trabajar el Gantt.
Te recomiendo alguna App gratuita, simple y Online. Por ejemplo Gantter.com te da las prestaciones básicas que te da Microsoft Project (para proyectos simples creo que hay herramientas más sencillas y accesibles). Otro ejemplo es Instagantt.com para cronogramas muy funcionales sin mucha complicación.

6. Analiza y Optimiza el Cronograma

ESTE PRIMER GANTT NO SERÁ EL MEJOR PARA TU PROYECTO.

Aún no has terminado.
Pensaste que tenías recursos ilimitados y su utilización no es eficiente. Puede que a tu promotor no le gustase tener trabajando 20 personas durante 2 meses, si puedes reordenar actividades y tener 10 personas algún mes más (si no afectase a la duración del proyecto). Por tanto aún tienes que trabajarlo.

ANALIZA EL CRONOGRAMA:

Utiliza el Método de la Ruta Crítica.
Calcula las HOLGURAS de cada actividad y cada camino, para evaluar cuales puedes alterar sin afectar a la duración del proyecto.

OPTIMIZA EL CRONOGRAMA:

Nivela los recursos. Analiza recursos sobre-asignados. Ten en cuenta que tienes recursos limitados.
Comprime el cronograma: intensifica, aporta recursos a una actividad de la ruta crítica para acortarla.
Haz una Ejecución rápida en ciertas actividades en secuencia, que se pudieran realizar ahora en paralelo.
Añade retrasos, adelantos, dependencias.

Todo esto, te lo hace facilita mucho Microsoft Project, a diferencia que otras App gratuitas. Para proyectos que lo requieran, si lo recomiendo.

7. Crea tu Línea Base del Cronograma y trabaja con ella.

CREA UNA LINEA BASE CON TU PLANIFICACIÓN INICIAL.

Ya tienes tu Cronograma optimizado.
Recuerda: El Gantt de tu proyecto no es una foto fija y estática.
Pronto te tocará pelearte con el avance real y lo que has planificado.
Imagina que haces una foto al Cronograma el día que se aprueba. Utiliza una App y graba el cronograma aprobado.

ACTUALIZA EL GANTT PERIÓDICAMENTE Y COMPÁRALO CON LA LÍNEA BASE

Ahora imagina que vas haciendo fotos de la realidad actual y las superpones sobre la foto inicial.
De esta forma verás lo planificado y lo real, los retrasos, avances, etc.

8. Por último, crea un Histograma de recursos

DESARROLLA UN HISTOGRAMA CON LOS RECURSOS y sus cargas de trabajo a lo largo del tiempo del proyecto.

Analiza las sobre-asignaciones de trabajo y optimízalo.
Te servirá para prever como y cuando incorporar personal al proyecto y cuando liberarlo.

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“100 Cosas que puedes hacer para mejorar la gestión de tus proyectos”