Tercer artículo de la colección. Para ponerte en contexto y facilitar la lectura, visita el post inicial de introducción:
“100 Cosas que puedes hacer para mejorar la gestión de tus proyectos”.
1. Enumera en una lista, las tareas de cada paquete de trabajo
- DESGLOSA CADA PAQUETE DE TRABAJO DE LA EDT EN ACTIVIDADES.
- Actividades: son las ACCIONES concretas (trabajo) que se deben realizar para generar los entregables del proyecto.
- CON ESTO TENDRÁS:
- Lista de Actividades. Codifícalas con sub-códigos a partir de los paquetes de trabajo que has indicado en la EDT.
- Lista de Hitos.
- Es la base para definir el Cronograma.
- No puedes desarrollar un Cronograma solamente con los entregables o paquetes de trabajo.
- Necesitas “tareas, actividades” para estimar su duración, costo, etc.
2. Secuencia las actividades entre ellas: haz un Diagrama de Red
- DETERMINA LAS DEPENDENCIAS (RELACIONES) ENTRE LAS ACTIVIDADES.
- Verás que algunas no pueden comenzar hasta que otras terminen. Otras que deben comenzar de forma simultanea. Incluso alguna que no puede finalizar hasta que otra no finalice…
- EL RESULTADO SERÁ UN DIAGRAMA DE RED DE LAS ACTIVIDADES.
- Es la clave para entender como funciona tu proyecto, como dependen las actividades entre ellas.
- Si lo analizas podrás entender posibles caminos, problemas, decisiones a tomar…
3. Estima la duración de las Actividades
- ESTIMA LA DURACIÓN DE CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES Y ANÓTALA EN TU LISTA.
- Puedes utilizar una estimación por Tres Valores (pesimista, más probable y optimista).
- Para “mezclar” los tres valores, te recomiendo utilizar estimación por PERT:
Duración esperada = Optimista + 4(Más Probable) + Pesimista / 6
- Si profundizas un poco más (alguna simple herramienta probabilística), incluso PODRÁS CALCULAR EL NIVEL DE CONFIANZA EN LA ESTIMACIÓN DEL TIEMPO de tus actividades y de tu proyecto:
- Podrías decirle a tu promotor: “Con el 95 % de probabilidad tu proyecto terminará entre 9 y 11 meses”
4. Vuelve al Diagrama de Red, y anota los tiempos de duración de las actividades
- ¿Cuantas rutas hay desde el inicio al fin?
- Tu primera conclusión: la que sume más… ¡¡¡ esa es la RUTA CRÍTICA y será la DURACIÓN DEL PROYECTO ¡¡¡
- Recuerda: Ninguna de las actividades de dicha ruta se puede retrasar: afectaría a la duración del proyecto: no tienen holgura.
5. Desarrolla el Cronograma: Diagrama de GANTT
- Crea el DIAGRAMA DE GANTT: es hora de integrar: las actividades, secuencias, recursos y duraciones.
- Ya puedes incluir FECHAS de inicio y fin y los HITOS.
- Puedes utilizar una APP para crear y trabajar el Gantt.
- Te recomiendo alguna App gratuita, simple y Online. Por ejemplo Gantter.com te da las prestaciones básicas que te da Microsoft Project (para proyectos simples creo que hay herramientas más sencillas y accesibles). Otro ejemplo es Instagantt.com para cronogramas muy funcionales sin mucha complicación.
6. Analiza y Optimiza el Cronograma
- ESTE PRIMER GANTT NO SERÁ EL MEJOR PARA TU PROYECTO.
- Aún no has terminado.
- Pensaste que tenías recursos ilimitados y su utilización no es eficiente. Puede que a tu promotor no le gustase tener trabajando 20 personas durante 2 meses, si puedes reordenar actividades y tener 10 personas algún mes más (si no afectase a la duración del proyecto). Por tanto aún tienes que trabajarlo.
- ANALIZA EL CRONOGRAMA:
- Utiliza el Método de la Ruta Crítica.
- Calcula las HOLGURAS de cada actividad y cada camino, para evaluar cuales puedes alterar sin afectar a la duración del proyecto.
- OPTIMIZA EL CRONOGRAMA:
- Nivela los recursos. Analiza recursos sobre-asignados. Ten en cuenta que tienes recursos limitados.
- Comprime el cronograma: intensifica, aporta recursos a una actividad de la ruta crítica para acortarla.
- Haz una Ejecución rápida en ciertas actividades en secuencia, que se pudieran realizar ahora en paralelo.
- Añade retrasos, adelantos, dependencias.
Todo esto, te lo hace facilita mucho Microsoft Project, a diferencia que otras App gratuitas. Para proyectos que lo requieran, si lo recomiendo.
7. Crea tu Línea Base del Cronograma y trabaja con ella.
- CREA UNA LINEA BASE CON TU PLANIFICACIÓN INICIAL.
- Ya tienes tu Cronograma optimizado.
- Recuerda: El Gantt de tu proyecto no es una foto fija y estática.
- Pronto te tocará pelearte con el avance real y lo que has planificado.
- Imagina que haces una foto al Cronograma el día que se aprueba. Utiliza una App y graba el cronograma aprobado.
- ACTUALIZA EL GANTT PERIÓDICAMENTE Y COMPÁRALO CON LA LÍNEA BASE
- Ahora imagina que vas haciendo fotos de la realidad actual y las superpones sobre la foto inicial.
- De esta forma verás lo planificado y lo real, los retrasos, avances, etc.
8. Por último, crea un Histograma de recursos
- DESARROLLA UN HISTOGRAMA CON LOS RECURSOS y sus cargas de trabajo a lo largo del tiempo del proyecto.
- Analiza las sobre-asignaciones de trabajo y optimízalo.
- Te servirá para prever como y cuando incorporar personal al proyecto y cuando liberarlo.
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Si quieres leer el resto de artículos de esta serie, puedes encontrarlos en el siguiente enlace:
“100 Cosas que puedes hacer para mejorar la gestión de tus proyectos”
- Cosas que puedes hacer para mejorar el INICIO de tu proyecto
- Cosas que puedes hacer para mejorar la definición del ALCANCE de tu proyecto
- Cosas que puedes hacer para mejorar la Planificación del CRONOGRAMA de tu proyecto
- Cosas que puedes hacer para mejorar el desarrollo del PRESUPUESTO de tu proyecto
- Cosas que puedes hacer para mejorar el análisis de los RIESGOS de tu proyecto
- Cosas que puedes hacer para mejorar la planificación de otros aspectos de tu proyecto
- Cosas que puedes hacer para mejorar la EJECUCIÓN de tu proyecto
- Cosas que puedes hacer para mejorar la gestión del EQUIPO de tu proyecto
- Cosas que puedes hacer para mejorar el SEGUIMIENTO Y CONTROL de tu proyecto
- Cosas que puedes hacer para mejorar el CIERRE de tu proyecto