(3) Cosas que puedes hacer para mejorar la Planificación del CRONOGRAMA de tu proyecto

Tercer artículo de la colección. Para ponerte en contexto y facilitar la lectura, visita el post inicial de introducción:

 “100 Cosas que puedes hacer para mejorar la gestión de tus proyectos”.

1. Enumera en una lista, las tareas de cada paquete de trabajo

  • DESGLOSA CADA PAQUETE DE TRABAJO DE LA EDT EN ACTIVIDADES.
  • Actividades: son las ACCIONES concretas (trabajo) que se deben realizar para generar los entregables del proyecto.
  • CON ESTO TENDRÁS:
  • Lista de Actividades. Codifícalas con sub-códigos a partir de los paquetes de trabajo que has indicado en la EDT.
  • Lista de Hitos.
  • Es la base para definir el Cronograma.
  • No puedes desarrollar un Cronograma solamente con los entregables o paquetes de trabajo.
  • Necesitas “tareas, actividades” para estimar su duración, costo, etc.

2. Secuencia las actividades entre ellas: haz un Diagrama de Red

  • DETERMINA LAS DEPENDENCIAS (RELACIONES) ENTRE LAS ACTIVIDADES.
  • Verás que algunas no pueden comenzar hasta que otras terminen. Otras que deben comenzar de forma simultanea. Incluso alguna que no puede finalizar hasta que otra no finalice…
  • EL RESULTADO SERÁ UN DIAGRAMA DE RED DE LAS ACTIVIDADES.
  • Es la clave para entender como funciona tu proyecto, como dependen las actividades entre ellas.
  • Si lo analizas podrás entender posibles caminos, problemas, decisiones a tomar…

3. Estima la duración de las Actividades

  • ESTIMA LA DURACIÓN DE CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES Y ANÓTALA EN TU LISTA.
  • Puedes utilizar una estimación por Tres Valores (pesimista, más probable y optimista).
  • Para “mezclar” los tres valores, te recomiendo utilizar estimación por PERT:

Duración esperada =  Optimista + 4(Más Probable) + Pesimista  / 6

  • Si profundizas un poco más (alguna simple herramienta probabilística), incluso PODRÁS CALCULAR EL NIVEL DE CONFIANZA EN LA ESTIMACIÓN DEL TIEMPO de tus actividades y de tu proyecto:
  • Podrías decirle a tu promotor: “Con el 95 % de probabilidad tu proyecto terminará entre 9 y 11 meses”

4. Vuelve al Diagrama de Red, y anota los tiempos de duración de las actividades

  • ¿Cuantas rutas hay desde el inicio al fin?
  • Tu primera conclusión: la que sume más… ¡¡¡ esa es la RUTA CRÍTICA y será la DURACIÓN DEL PROYECTO ¡¡¡
  • Recuerda: Ninguna de las actividades de dicha ruta se puede retrasar: afectaría a la duración del proyecto: no tienen holgura.

5. Desarrolla el Cronograma: Diagrama de GANTT

  • Crea el DIAGRAMA DE GANTT: es hora de integrar: las actividades, secuencias, recursos y duraciones.
  • Ya puedes incluir FECHAS de inicio y fin y los HITOS.
  • Puedes utilizar una APP para crear y trabajar el Gantt.
  • Te recomiendo alguna App gratuita, simple y Online. Por ejemplo Gantter.com te da las prestaciones básicas que te da Microsoft Project (para proyectos simples creo que hay herramientas más sencillas y accesibles). Otro ejemplo es Instagantt.com para cronogramas muy funcionales sin mucha complicación.

6. Analiza y Optimiza el Cronograma

  • ESTE PRIMER GANTT NO SERÁ EL MEJOR PARA TU PROYECTO.
  • Aún no has terminado.
  • Pensaste que tenías recursos ilimitados y su utilización no es eficiente. Puede que a tu promotor no le gustase tener trabajando 20 personas durante 2 meses, si puedes reordenar actividades y tener 10 personas algún mes más (si no afectase a la duración del proyecto). Por tanto aún tienes que trabajarlo.
  • ANALIZA EL CRONOGRAMA:
  • Utiliza el Método de la Ruta Crítica.
  • Calcula las HOLGURAS de cada actividad y cada camino, para evaluar cuales puedes alterar sin afectar a la duración del proyecto.
  • OPTIMIZA EL CRONOGRAMA:
  • Nivela los recursos. Analiza recursos sobre-asignados. Ten en cuenta que tienes recursos limitados.
  • Comprime el cronograma: intensifica, aporta recursos a una actividad de la ruta crítica para acortarla.
  • Haz una Ejecución rápida en ciertas actividades en secuencia, que se pudieran realizar ahora en paralelo.
  • Añade retrasos, adelantos, dependencias.
 

Todo esto, te lo hace facilita mucho Microsoft Project, a diferencia que otras App gratuitas. Para proyectos que lo requieran, si lo recomiendo.

7. Crea tu Línea Base del Cronograma y trabaja con ella.

  • CREA UNA LINEA BASE CON TU PLANIFICACIÓN INICIAL.
  • Ya tienes tu Cronograma optimizado.
  • Recuerda: El Gantt de tu proyecto no es una foto fija y estática.
  • Pronto te tocará pelearte con el avance real y lo que has planificado.
  • Imagina que haces una foto al Cronograma el día que se aprueba. Utiliza una App y graba el cronograma aprobado.
  • ACTUALIZA EL GANTT PERIÓDICAMENTE Y COMPÁRALO CON LA LÍNEA BASE
  • Ahora imagina que vas haciendo fotos de la realidad actual y las superpones sobre la foto inicial.
  • De esta forma verás lo planificado y lo real, los retrasos, avances, etc.

8. Por último, crea un Histograma de recursos

  • DESARROLLA UN HISTOGRAMA CON LOS RECURSOS y sus cargas de trabajo a lo largo del tiempo del proyecto.
  • Analiza las sobre-asignaciones de trabajo y optimízalo.
  • Te servirá para prever como y cuando incorporar personal al proyecto y cuando liberarlo.

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Si quieres leer el resto de artículos de esta serie, puedes encontrarlos en el siguiente enlace:

“100 Cosas que puedes hacer para mejorar la gestión de tus proyectos”

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