Cómo definir y documentar el Inicio del Proyecto

El patrocinador ya desarrolló el caso de negocio, evaluó el proyecto y determinó su financiación, trasladándonos la idea, los objetivos y los requisitos.

Ahora toca poner en marcha el proyecto.

En este artículo tratamos el primero de los grupos de procesos de la Dirección de Proyectos, el INICIO.

Primero, el Inicio

En el Inicio es donde se define el proyecto, el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros.

Se identifican los interesados internos y externos que van a participar y que ejercen alguna influencia sobre el resultado del proyecto.

Igualmente, se nombra formalmente al director del proyecto, al que se otorga autoridad para que utilice recursos de la organización en las actividades del proyecto.

Una vez se aprueba el acta de constitución del proyecto, se considera formalmente autorizado.

Tenemos dos procesos dentro del grupo de procesos de INICIO:

– Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto. (Dentro del área de Gestión de la Integración).

– Identificar a los interesados. (Del área de Gestión de los Interesados del Proyecto).

1. ¿Qué es el Acta de Constitución del Proyecto?

También llamado Charter, es el documento que autoriza formalmente la existencia del proyecto y confiere al director de proyecto su autoridad.

Con el Charter se dispone de un inicio y unos límites del proyecto bien definidos, la creación de un registro formal del proyecto y el establecimiento de una forma directa para que la dirección general acepte formalmente y se comprometa con el proyecto.

Establece una relación de colaboración entre la organización ejecutora y la organización solicitante.

No se considera un contrato porque no existen consideraciones, compromisos o intercambios monetarios en su creación. En el caso de proyectos externos generalmente se opta por establecer este acuerdo a través de un contrato formal.

¿Qué información necesitamos para desarrollar el acta de Constitución del Proyecto?

Como entradas para la redacción del Acta de Constitución del Proyecto, se necesitará la información y documentación previa siguiente:

1 entradas

Enunciado del Trabajo del Proyecto (SOW)

Es una descripción de los productos, servicios o resultados que debe entregar el proyecto y que hace referencia a:

– Necesidad de negocio.

– Descripción del alcance del producto.

– Plan estratégico.

Caso de Negocio

El caso de negocio proporciona la información necesaria desde una perspectiva de negocio para determinar si el proyecto es viable o no en términos de la inversión requerida, por parte de la dirección.

El director del proyecto es responsable de garantizar que el proyecto cumple los objetivos de la organización y los requisitos de los interesados, como se define en el caso de negocio.

Acuerdos

Se establecen para definir las intenciones iniciales de un proyecto, pudiendo tomar la forma de contratos u otros documentos más o menos formales que puedan contener las condiciones de las partes.

Normalmente se utiliza un contrato cuando se lleva a cabo el proyecto para un cliente externo.

Factores Ambientales de la Empresa

Entre otros, los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto incluyen:

– Estándares gubernamentales, estándares de la industria o reglamentos .

– Cultura y estructura de la organización, y

– Condiciones del mercado.

Activos de los Procesos de la Organización

Entre otros, los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto incluyen, entre otros:

– Procesos estándar de la organización, políticas y definiciones de procesos;

– Plantillas, e

– Información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas sobre experiencias y proyectos anteriores.

¿Cómo desarrollar el acta de Constitución del Proyecto? Herramientas y técnicas

El desarrollo del Charter conlleva un ejercicio de análisis y las entradas al proceso para documentar de forma ordenada el contenido del mismo.

Para ello se emplean diversas técnicas y herramientas, como son:

– Juicio de Expertos

Se aplica a todos los detalles técnicos y de gestión a lo largo del proceso y puede ser proporcionado por cualquier grupo o individuo con conocimientos o formación especializados.

– Técnicas de Facilitación

Como ejemplo de estas técnicas están las tormentas de ideas, resolución de conflictos, solución de problemas y gestión de reuniones, que se pueden utilizar por los facilitadores para ayudar a equipos e individuos a llevar a cabo las actividades del proyecto.

Contenido y formato del Acta de Constitución del Proyecto

El contenido del Charter contempla los siguientes aspectos:

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Existen diversos formatos de Acta de Constitución del Proyecto o Charter que pueden ser utilizados en la práctica. Cada uno de ellos se adapta a necesidades concretas.

Se adjunta un formato estándar de Charter que puede ser utilizado en casos generales:

Formato ACTA Const Proyecto

2. Para “terminar con el Inicio”: identificar a los Interesados del Proyecto

Se trata de identificar las personas, grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectados por una decisión, actividad o resultado del proyecto.

También analizar y documentar la información relativa a sus intereses, participación, influencia y posible impacto en el éxito del proyecto.

Esto permite al director del proyecto identificar el enfoque adecuado para gestionar a cada interesado o grupo de interesados.

Pasos a seguir:

3 pasos

  1. Identificar a todos los interesados potenciales del proyecto y toda la información relevante.

Por ejemplo sus roles, departamentos, intereses, conocimientos, expectativas y niveles de influencia.

En primer lugar se identifican a los interesados clave (con rol de dirección o toma de decisiones), para luego seguir con los demás interesados.

  1. Analizar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podría generar y clasificarlos para definir una estrategia de aproximación.

Es importante priorizar a los interesados a fin de garantizar el uso eficiente del esfuerzo para comunicar y gestionar sus expectativas.

  1. Evaluar el modo en que los interesados clave pueden reaccionar o responder en diferentes situaciones.

A fin de planificar cómo influir en ellos para mejorar su apoyo y mitigar los impactos negativos potenciales.

Modelos de Clasificación para el análisis de interesados

Hay distintos modelos de análisis de interesados :

Matriz de PODER / INTERÉS.

Agrupación en base a su Nivel de Autoridad (poder) y su Nivel de Preocupación (interés) con respecto a los resultados del proyecto.

4 matriz

Otros modelos posibles pueden ser los siguientes:

– Matriz de PODER / INFLUENCIA

Agrupación en base a su Nivel de Autoridad (poder) y su Participación activa (influencia) en el proyecto.

– Matriz de INFLUENCIA / IMPACTO

Agrupación en base a su Participación activa (influencia) y su Capacidad de efectuar Cambios en la Planificación o Ejecución del Proyecto (impacto).

– Modelo de Prominencia

Clases de Interesados según su Poder (capacidad de imponer su voluntad), Urgencia (necesidad de atención inmediata) y Legitimidad (su participación es adecuada).

El resultado de la identificación de Interesados

Al final del proceso tendremos un registro de los Interesados, con la siguiente información:

– Información de Identificación.

Nombre, puesto, ubicación, rol en el proyecto, contacto.

– Información de evaluación.

Requisitos principales, expectativas, influencia potencial en el proyecto, fase del ciclo de vida con el mayor interés.

– Clasificación de los interesados.

Interno/externo, partidario/neutral/reticente, etc.

El registro de interesados se debe consultar y actualizar de manera regular, ya que los interesados podrían cambiar o se podrían identificar nuevos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Se adjuntan los formatos estándar que pueden ser utilizados para documentar el Registro de los Interesados:

1_Registro Interesados

2_Matriz Interesados

3_Gestion interesados

Conclusiones

Una vez definido el proyecto y su alcance, se ha nombrado al Director del Proyecto por parte del Promotor y se le ha autorizado a que arranque el proyecto con los recursos asignados.

Unido a esto, se han identificado a los Interesados y se ha valorado la influencia e interés en el proyecto de cada uno de ellos.

Estos procesos de Inicio, nos aportarán la base con la que afrontar el siguiente grupo de procesos, la PLANIFICACION, que igualmente será vital importancia antes del Kick Off de arranque del proyecto.

Gracias por vuestro tiempo. Os animo a que aportéis vuestros comentarios en la zona habilitada para ello, estaré encantado de comentar con vosotros.

Un saludo.

Referencias

http://www.ipma.world/

http://www.pmi.org/

http://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/pmbok

 

2 comentarios en “Cómo definir y documentar el Inicio del Proyecto”

  1. Se me había pasado por alto a mí este artículo y resulta que tienes los modelos de fichas que me interesan para documentar proyectos grandes. Muchas gracias por compartir esta información. Utilizaré estas fichas y te comentaré las dudas que me surjan. Ya sabes que la gestión de costes y del alcance es algo en lo que he fallado en algunos proyectos. Así que seguiré aprendiendo todo lo que pueda del maestro 😉 Un abrazo.

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