Project Management. Conceptos (I)

Hola a todos.

Según indicaba en mi primer post de presentación Comenzamos… ¿Te apuntas?, este será primer artículo de la serie “Introducción a la Dirección de Proyectos”, que se complementará con dos más, que publicaré en próximas fechas.

En estos tres post intentaré exponer los conceptos básicos del Project Management, con los que entender la filosofía de esta disciplina y los fundamentos para su aplicación.

Indicar que en esta serie de artículos sobre Project Management, seguimos el estándar del PMBOK (Project Management Body of Knowledge) de PMI (Project Management Institute), cuyo modelo de procesos se asemeja a lo establecido en la norma ISO 21500.

Empezamos.

¿Qué es un Proyecto?

  • – Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

El resultado de un proyecto puede ser tangible o intangible y se pueden identificar distintos tipos de proyectos, por ejemplo:

  • – El desarrollo de un nuevo producto, servicio o resultado;
  • – Una mejora de las líneas de productos o servicios existentes;
  • – La implementación de un cambio en la estructura, los procesos, el personal o el estilo de una organización;
  • – El desarrollo o la adquisición de un sistema;
  • – La realización de un estudio o un trabajo de investigación;
  • – La construcción o ampliación de infraestructuras;
  • – Etc.

¿Qué entendemos por dirección de proyectos?

  • – La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

En la Dirección de Proyectos se aplican 47 procesos, agrupados de manera lógica en cinco Grupos de Procesos:

  • – Inicio,
  • – Planificación,
  • – Ejecución,
  • – Monitoreo y Control, y
  • – Cierre

La Dirección Organizacional de Proyectos y su relación con la Planificación Estratégica

La Dirección Organizacional de Proyectos (OPM) conforma un marco para la ejecución de estrategias de las compañías, a través de la dirección de proyectos, la dirección de programas (grupo de proyectos relacionados) y la dirección de portafolios (conjunto de programas y proyectos).

A esto se unen aquellas prácticas organizativas, destinadas a generar estrategias organizacionales capaces de producir un mejor desempeño, mejores resultados y una ventaja competitiva sostenible.

Los proyectos se utilizan por tanto, como medio para alcanzar directa o indirectamente los objetivos recogidos en el plan estratégico de una organización, o bien contribuir a los beneficios del programa, o a los objetivos del portafolio.

Valor del Negocio

El valor del negocio se considera un valor global, como la suma total de sus elementos tangibles e intangibles. Es un concepto único para cada organización, cuyo alcance puede ser a corto, mediano o largo plazo.

El punto de partida para conseguir un buen valor del negocio consiste en llevar a cabo una planificación estratégica y una dirección estratégica integrales.

La estrategia organizacional se expresa a través de la misión y la visión de la organización.

En este sentido, la utilización de técnicas para la dirección de proyectos es esencial como puente entre la estrategia organizacional y la materialización del valor del negocio.

Dirección de Proyectos vs. Gestión de Operaciones, en el marco de la Estrategia Organizacional

La gestión de las operaciones se encarga de la dirección y el control de las operaciones del negocio. Las operaciones evolucionan para dar soporte al negocio en el día a día, y son necesarias para alcanzar los objetivos estratégicos del negocio.

Las organizaciones modifican a veces sus operaciones, productos o sistemas mediante la generación de iniciativas estratégicas de negocio, que se desarrollan e implementan a través de Proyectos., contribuyendo igualmente al logro de los objetivos de la organización cuando están alineados con su estrategia.

Enfoque de las Organizaciones Basadas en Proyectos (PBO)

Las organizaciones basadas en proyectos (PBO) son formas de organización que generan sistemas temporales para llevar a cabo su trabajo, como proyectos.

La utilización de PBO puede reducir la jerarquía y la burocracia dentro de las organizaciones al medir el éxito del trabajo mediante el resultado final y no por consideraciones de cargos o políticas.

La Oficina de Dirección de Proyectos (PMO)

Una oficina de dirección de proyectos (PMO) es una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas.

Sus roles principales son estos:

  • – Proveer políticas, Metodologías y plantillas para la dirección de proyectos en la organización.
  • – Proveer Apoyo y dirección a los miembros de la organización en la forma de dirigir los proyectos. Formar a los  departamentos y al personal en la DP y dar apoyo por medio de herramientas específicas.
  • – Proveer Directores de Proyecto, y ser responsable de los mismos.

El Rol del Director del Proyecto

El director del proyecto es la persona asignada por la organización ejecutora para liderar al equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.

El rol del director del proyecto es diferente del de un gerente funcional o del de un gerente de operaciones.

Responsabilidades y Competencias del Director del Proyecto

Los directores de proyecto tienen la responsabilidad de satisfacer necesidades: de las tareas, las del equipo y las individuales.

El director del proyecto se convierte en el nexo de unión entre la estrategia y el equipo.

Además de las habilidades específicas a un área y de las competencias generales en materia de gestión requeridas para el proyecto, el director del proyecto ha de contar con las siguientes competencias:

  • – Conocimiento: Se refiere a lo que el director del proyecto sabe sobre la dirección de proyectos.
  • – Desempeño: Es capaz de hacer o lograr cuando aplica sus conocimientos sobre la dirección de proyectos.
  • – Personal: La manera en que se comporta el director del proyecto cuando ejecuta el proyecto o actividades relacionadas con el mismo. La eficacia personal abarca actitudes, características básicas de la personalidad y liderazgo, lo cual proporciona la capacidad de guiar al equipo del proyecto mientras se cumplen los objetivos del proyecto y se equilibran las restricciones del mismo.

Habilidades Interpersonales de un Director de Proyecto

Los directores de proyecto llevan a cabo el trabajo a través del equipo del proyecto y de otros interesados.

Los directores de proyecto efectivos necesitan tener un equilibrio entre sus habilidades éticas, interpersonales y conceptuales que los ayude a analizar situaciones y a interactuar de manera apropiada.

El Apéndice X3 del PMBOK describe las habilidades interpersonales importantes del director de proyecto, como son:

  • – Liderazgo,
  • – Trabajo en equipo,
  • – Motivación,
  • – Comunicación,
  • – Influencia,
  • – Toma de decisiones,
  • – Conocimientos de política y cultura,
  • – Negociación,
  • – Generar confianza,
  • – Gestión de Conflictos, y
  • – Proporcionar orientación.

Fundamentos para la Dirección de Proyectos

Un modelo estandarizado y mundialmente reconocido para la Dirección de Proyectos es el recogido en la Guía del PMBOK de PMI (Project Management Institute).

El estándar recogido en su Anexo A1, describe los procesos de la dirección de proyectos que se utilizan para dirigir el proyecto hacia un resultado exitoso,

Este modelo será el que analicemos y comentemos en esta serie de artículos.

Conclusiones

Hemos repasado los siguientes conceptos:

  • – Las definiciones de Proyecto y Dirección de Proyectos;
  • – La relación entre la Dirección de Proyectos y la Estrategia de la Organización;
  • – Las Organizaciones basadas en Proyectos y Oficinas de Gestión de Proyectos y
  • – Los roles y competencias requeridas al Director de Proyecto.

En el siguiente artículo exploraremos lo concerniente a:

  • – Culturas, estilos y tipos de organizaciones;
  • – Activos de los procesos de las organizaciones;
  • – Factores ambientales de las organizaciones;
  • – Interesados del proyecto;
  • – Equipo de proyecto

Os animo a que expongáis vuestras dudas u observaciones en el apartado de comentarios debajo de este artículo.

Gracias. Espero veros en breve.

Enlaces de interés

http://www.ipma.world/

http://www.pmi.org/

http://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/pmbok

2 comentarios en “Project Management. Conceptos (I)”

  1. Pingback: Project Management. Conceptos (II) – Raúl Rodríguez Chaparro

  2. Pingback: Comenzamos… ¿Te apuntas? – Raúl Rodríguez Chaparro

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